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【Inbox zero】簡単で気持ちのよいメール管理術

自分に関すること

malzack.hatenablog.jp

『INBOX ZERO』とは、受信トレイを開くたびに空っぽにする方法です。『あとで読む』『要返信』『資料』『取引先』『社内』などのフォルダ(Gmailにおいてはラベル)を作って、毎回振り分けしていく。小さな決断を細かくすることで頭が整理され、やることが明確になってきます。

 

みなさんのもとには多かれ少なかれメールが来ていると思います。

そのメールをどのように管理・処理していますか。

2007年から『Inbox zero』という手法でメールの管理を行っています。

lifehacking.jp

メールを「処理」するというのは、全てのメールに返事をすることではありませんし、全てのメールに付随する仕事を片付けてしまうことでもありません。

メールを「処理」するというのは、メールから予定なら予定、やるべき仕事ならやるべき仕事の情報を抽出し、カレンダーや ToDo リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。

「Inbox zero」という手法はあくまで来たメールを正しく処理し終えるための手段でしかありません。

私の場合,メールが届くと以下の様なアクションを行います。

 

1)読むべきメールかどうか判断する。

2)読む必要のないメールはアーカイブへ送る

3)読む必要のあるメールのみ残し読む

4)返信・カレンダーなどアクションが必要な場合は完了するまで残す

5)対応する必要がなくなったらアーカイブへ送る

 

たったこれだけです。

ちなみにメルマガなどで面白い記事を見つけたときはPocketに送り,あとで読むようにし,メールはアーカイブに送ります。

こうして基本的にメールボックスは何もない状態を作っています。

今の私のメールボックスには行動する必要のあるメールが1件と週末に他の人に見せないといけないメールの2件のみです。

それ以外は来た時点で処理しています。

 

この考え方をどんどん他のことにも適応していくことで,段々と処理が速くなることを期待しています。